Politique de confidentialité

Qui nous sommes

Guestfix Sh.P.K. (« Guestfix », « nous ») édite Guestfix, un logiciel de gestion hôtelière, et exploite le présent site. Notre siège social est situé [adresse du siège social] et notre numéro d’immatriculation (NUIS) est [NUIS]. Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous écrire à [adresse e-mail dédiée à la confidentialité].

Deux catégories de données personnelles

Nous traitons des données personnelles en deux qualités différentes, et la présente politique décrit les deux.

• Visiteurs et clients de Guestfix : lorsque vous consultez le présent site, nous contactez, réservez une démo ou ouvrez un compte, nous déterminons l’usage qui est fait de vos données. Nous sommes alors le « responsable du traitement ».
• Clients des hôtels : lorsqu’un hôtel utilise Guestfix, il y enregistre les données de ses clients (telles que leurs noms, coordonnées et réservations). L’hôtel détermine l’usage qui est fait de ces données et en est le responsable du traitement ; nous ne les traitons que sur les instructions de l’hôtel, en qualité de « sous-traitant ».

Si vous avez séjourné dans un hôtel qui utilise Guestfix et avez une question concernant vos données, veuillez d’abord contacter cet hôtel. Nous aiderons l’hôtel à vous répondre.

Les données que nous collectons

Nous ne collectons que les données nécessaires au fonctionnement du site et du service.

• Les données que vous nous communiquez : vos nom, nom de l’hôtel, adresse e-mail, numéro de téléphone et message lorsque vous remplissez un formulaire de contact, de demande de démo ou d’inscription.
• Les données du compte : le nom, l’adresse e-mail et le rôle de chaque personne qui utilise votre compte Guestfix, ainsi que les paramètres de votre établissement.
• Les données de facturation : votre formule d’abonnement et vos factures. Les paiements par carte sont traités par nos prestataires de paiement ; nous ne conservons pas les numéros de carte complets.
• Les données techniques : votre adresse IP, le type de navigateur et d’appareil, ainsi que les journaux d’utilisation du service, nécessaires pour en assurer la sécurité et le bon fonctionnement.
• Les cookies : voir « Cookies » ci-dessous.

Pourquoi nous les utilisons

Nous utilisons les données personnelles uniquement aux fins suivantes, chacune reposant sur une base légale :

• Fournir le service auquel vous avez souscrit et vous assister (exécution de notre contrat avec vous).
• Répondre à votre demande ou organiser une démo ou une migration gratuite (à votre demande, avant la conclusion d’un contrat).
• Vous facturer et tenir notre comptabilité (respect de nos obligations légales).
• Assurer la sécurité du service et prévenir les abus (notre intérêt légitime).
• Comprendre comment le site est utilisé et quelles pages mènent à des demandes, avec Google Analytics, sauf si vous refusez les cookies d’analyse (notre intérêt légitime).

Nous ne vendons pas de données personnelles et n’utilisons pas les données des clients des hôtels à des fins de marketing pour notre propre compte.

Cookies

Le présent site utilise des cookies nécessaires à son fonctionnement, par exemple pour mémoriser votre choix en matière de cookies. Les cookies d’analyse de Google Analytics sont utilisés sauf si vous les refusez dans le bandeau cookies ; les cookies de personnalisation ne sont utilisés que si vous les acceptez. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de chaque page.

Avec qui nous les partageons

Nous ne partageons les données personnelles qu’avec les prestataires qui nous aident à exploiter Guestfix, dans le cadre de contrats qui les obligent à les protéger, et uniquement dans la mesure nécessaire à chacun d’eux :

• Hébergement et stockage de fichiers : [hébergeur], auprès duquel le service et les fichiers téléversés sont stockés.
• Envoi d’e-mails : [prestataire d’e-mails], pour l’envoi des e-mails relatifs au compte, aux réservations et aux notifications.
• Paiements par carte : Stripe, RaiAccept et CaSys (cPay) par l’intermédiaire de la banque de l’hôtel, lorsque des paiements sont encaissés via Guestfix.
• Canaux de réservation : notre partenaire de connexion aux canaux, Channex, et les sites de réservation que l’hôtel choisit de connecter (tels que Booking.com ou Airbnb), afin de transmettre les disponibilités et les tarifs et de recevoir les réservations.
• Assistant IA : OpenRouter et les fournisseurs de modèles d’IA vers lesquels il achemine les requêtes, uniquement pour les questions et les données que le personnel de l’hôtel transmet à l’assistant.
• Messageries : WhatsApp et Telegram, uniquement si un hôtel les connecte pour recevoir des notifications ou y utiliser l’assistant.
• Mesure d’audience : Google Analytics, pour compter les visites, les pages vues et les demandes envoyées, sauf si vous refusez les cookies d’analyse.
• Protection contre le spam : Cloudflare Turnstile, qui vérifie qu’un formulaire de contact, de démo ou d’intégration est envoyé par une personne, à partir de données techniques comme votre adresse IP et votre navigateur.

Nous pouvons également communiquer des données lorsque la loi l’exige, par exemple à une juridiction ou à une autorité publique.

Transferts internationaux

Certains de ces prestataires stockent ou traitent des données en dehors de l’Albanie et de l’Espace économique européen. Dans ce cas, nous nous appuyons sur des garanties reconnues, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une décision d’adéquation, afin que vos données bénéficient du même niveau de protection.

Durée de conservation

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire :

• Données du compte : pendant toute la durée d’ouverture de votre compte, puis pendant [nombre] ans à des fins légales et fiscales.
• Demandes d’information et de démo n’ayant pas abouti à l’ouverture d’un compte : [nombre] mois.
• Données des clients des hôtels : selon les instructions de l’hôtel. À la fin du contrat d’un hôtel, nous supprimons ou restituons ses données dans un délai de [nombre] jours, sauf si la loi nous impose de les conserver.

Comment nous les protégeons

Les données sont transmises par des connexions chiffrées, l’accès au sein de Guestfix est limité en fonction du rôle de chaque utilisateur, et seuls les membres du personnel qui en ont besoin pour vous assister peuvent consulter les données des clients. Aucun système n’est parfaitement sûr, mais nous nous efforçons de prévenir la perte, l’utilisation abusive et l’accès non autorisé aux données, et nous vous informerons, ainsi que les autorités, de toute violation grave conformément à la loi.

Vos droits

En vertu de la loi albanaise sur la protection des données et, lorsqu’il s’applique, du règlement général de l’UE sur la protection des données, vous pouvez :

• demander à accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie
• demander leur rectification si elles sont inexactes, ou leur effacement
• demander la limitation de leur utilisation, ou vous opposer à la manière dont nous les utilisons
• demander qu’elles vous soient transmises, à vous ou à un autre prestataire, dans un format courant
• retirer à tout moment un consentement que vous avez donné

Pour exercer ces droits, écrivez à [adresse e-mail dédiée à la confidentialité]. Nous vous répondrons dans un délai d’un mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès du Commissaire au droit à l’information et à la protection des données personnelles d’Albanie, ou auprès de l’autorité de protection des données du pays de l’UE où vous résidez.

Enfants

Guestfix est un service destiné aux professionnels. Le site et le service ne s’adressent pas aux enfants de moins de 16 ans, et nous ne collectons pas sciemment leurs données.

Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique en cas d’évolution de notre service ou de la loi. Nous publierons la nouvelle version sur cette page avec une nouvelle date et informerons les titulaires de compte par e-mail de toute modification importante.