Datenschutz­erklärung

Wer wir sind

Die Guestfix Sh.P.K. („Guestfix“, „wir“, „uns“) entwickelt Guestfix, eine Hotelverwaltungssoftware, und betreibt diese Website. Unsere eingetragene Anschrift lautet [eingetragene Anschrift], unsere Handelsregisternummer (NUIS) lautet [NUIS]. In Datenschutzfragen erreichen Sie uns unter [E-Mail-Adresse für Datenschutz].

Zwei Arten personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in zwei unterschiedlichen Rollen; diese Datenschutzerklärung erläutert beide.

• Besucher und Kunden: Wenn Sie diese Website besuchen, uns kontaktieren, eine Demo buchen oder ein Konto eröffnen, entscheiden wir, wie Ihre Daten verwendet werden. Wir sind der „Verantwortliche“.
• Hotelgäste: Wenn ein Hotel Guestfix nutzt, speichert es die Daten seiner Gäste (etwa Namen, Kontaktdaten und Buchungen) in Guestfix. Das Hotel entscheidet, wie diese Daten verwendet werden, und ist der Verantwortliche; wir verarbeiten sie ausschließlich nach den Weisungen des Hotels als dessen „Auftragsverarbeiter“.

Wenn Sie in einem Hotel übernachtet haben, das Guestfix nutzt, und eine Frage zu Ihren Daten haben, wenden Sie sich bitte zunächst an dieses Hotel. Wir unterstützen das Hotel bei der Beantwortung Ihrer Anfrage.

Welche Daten wir erheben

Wir erheben nur die Daten, die wir für den Betrieb der Website und des Dienstes benötigen.

• Angaben, die Sie uns machen: Ihren Namen, den Namen des Hotels, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachricht, wenn Sie ein Kontakt-, Demo- oder Registrierungsformular ausfüllen.
• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse und Rolle jeder Person, die Ihr Guestfix-Konto nutzt, sowie die Einstellungen Ihres Betriebs.
• Abrechnungsdaten: Ihren Tarif und Ihre Rechnungen. Kartenzahlungen werden von unseren Zahlungsdienstleistern abgewickelt; vollständige Kartennummern speichern wir nicht.
• Technische Daten: Ihre IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp sowie Protokolle über die Nutzung des Dienstes, die wir benötigen, um ihn sicher und funktionsfähig zu halten.
• Cookies: siehe „Cookies“ weiter unten.

Wofür wir sie verwenden

Wir verwenden personenbezogene Daten ausschließlich für die folgenden Zwecke, die jeweils auf einer Rechtsgrundlage beruhen:

• Um den Dienst bereitzustellen, für den Sie sich registriert haben, und Sie zu unterstützen (Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen).
• Um Ihre Anfrage zu beantworten oder eine Demo oder einen kostenlosen Umzug einzurichten (auf Ihre Anfrage, vor Vertragsschluss).
• Um Ihnen Rechnungen zu stellen und unsere Buchhaltung zu führen (Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten).
• Um den Dienst sicher zu halten und Missbrauch zu verhindern (unser berechtigtes Interesse).
• Um zu verstehen, wie die Website genutzt wird und welche Seiten zu Anfragen führen, mit Google Analytics, sofern Sie Analyse-Cookies nicht ablehnen (unser berechtigtes Interesse).

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden die Daten von Hotelgästen nicht für unser eigenes Marketing.

Cookies

Diese Website verwendet Cookies, die für ihren Betrieb erforderlich sind, etwa um Ihre Cookie-Auswahl zu speichern. Analyse-Cookies von Google Analytics werden verwendet, sofern Sie sie im Cookie-Banner nicht ablehnen; Personalisierungs-Cookies werden nur verwendet, wenn Sie ihnen zustimmen. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern.

An wen wir sie weitergeben

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb von Guestfix unterstützen, auf Grundlage von Verträgen, die sie zu deren Schutz verpflichten, und nur in dem Umfang, den der jeweilige Dienstleister benötigt:

• Hosting und Dateispeicherung: [Hosting-Anbieter], bei dem der Dienst und hochgeladene Dateien gespeichert werden.
• E-Mail-Versand: [E-Mail-Anbieter], für den Versand von E-Mails zu Konto, Buchungen und Benachrichtigungen.
• Kartenzahlungen: Stripe, RaiAccept und CaSys (cPay) über die Bank des Hotels, wenn Zahlungen über Guestfix entgegengenommen werden.
• Buchungskanäle: unser Partner für die Kanalanbindung, Channex, sowie die Buchungsportale, die ein Hotel anbinden möchte (etwa Booking.com oder Airbnb), um Verfügbarkeit und Preise zu übermitteln und Buchungen zu empfangen.
• KI-Assistent: OpenRouter und die Anbieter von KI-Modellen, an die OpenRouter Anfragen weiterleitet, ausschließlich für die Fragen und Daten, die die Mitarbeitenden eines Hotels an den Assistenten senden.
• Messaging: WhatsApp und Telegram, nur wenn ein Hotel diese anbindet, um Benachrichtigungen zu erhalten oder den Assistenten dort zu nutzen.
• Website-Analyse: Google Analytics, um Besuche, aufgerufene Seiten und gesendete Anfragen zu zählen, sofern Sie Analyse-Cookies nicht ablehnen.
• Spamschutz: Cloudflare Turnstile, das anhand technischer Daten wie Ihrer IP-Adresse und Ihres Browsers prüft, ob ein Kontakt-, Demo- oder Integrationsformular von einem Menschen gesendet wird.

Wir können Daten außerdem offenlegen, soweit das Gesetz dies verlangt, zum Beispiel gegenüber einem Gericht oder einer Behörde.

Internationale Übermittlungen

Einige dieser Dienstleister speichern oder verarbeiten Daten außerhalb Albaniens und des Europäischen Wirtschaftsraums. In diesen Fällen stützen wir uns auf anerkannte Garantien, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einen Angemessenheitsbeschluss, damit Ihre Daten dasselbe Schutzniveau behalten.

Wie lange wir sie speichern

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir sie benötigen:

• Kontodaten: solange Ihr Konto besteht, danach [Anzahl] Jahre für gesetzliche und steuerliche Aufzeichnungen.
• Anfragen und Demo-Anfragen, die nicht zu einem Konto führen: [Anzahl] Monate.
• Daten von Hotelgästen: nach Weisung des Hotels. Endet der Vertrag eines Hotels, löschen wir dessen Daten innerhalb von [Anzahl] Tagen oder geben sie ihm innerhalb dieser Frist zurück, sofern wir nicht gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind.

Wie wir sie schützen

Daten werden über verschlüsselte Verbindungen übertragen, der Zugriff innerhalb von Guestfix ist durch die Rolle jedes Nutzers beschränkt, und Kundendaten können nur Mitarbeitende einsehen, die den Zugriff benötigen, um Sie zu unterstützen. Kein System ist vollkommen sicher, doch wir arbeiten daran, Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu verhindern, und informieren Sie und die Behörden über eine schwerwiegende Datenschutzverletzung, wie es das Gesetz verlangt.

Ihre Rechte

Nach dem albanischen Datenschutzgesetz und, soweit anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung der EU können Sie:

• Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, und eine Kopie davon verlangen
• deren Berichtigung, wenn sie unrichtig sind, oder deren Löschung verlangen
• die Einschränkung ihrer Verwendung verlangen oder der Art, wie wir sie verwenden, widersprechen
• ihre Übermittlung an Sie oder einen anderen Anbieter in einem gängigen Format verlangen
• eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen

Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie an [E-Mail-Adresse für Datenschutz]. Wir antworten innerhalb eines Monats. Sie können sich außerdem beim albanischen Kommissar für das Recht auf Information und den Schutz personenbezogener Daten oder bei der Datenschutzbehörde des EU-Landes beschweren, in dem Sie leben.

Kinder

Guestfix ist ein Dienst für Unternehmen. Die Website und der Dienst richten sich nicht an Kinder unter 16 Jahren, und wir erheben wissentlich keine Daten von ihnen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unser Dienst oder die Rechtslage ändert. Die neue Fassung veröffentlichen wir mit neuem Datum auf dieser Seite, und über wichtige Änderungen informieren wir Kontoinhaber per E-Mail.