Informativa sulla privacy

Chi siamo

Guestfix Sh.P.K. («Guestfix», «noi») sviluppa Guestfix, un sistema di gestione per hotel, e gestisce questo sito web. La nostra sede legale si trova in [indirizzo della sede legale] e il nostro numero di registrazione dell’impresa (NUIS) è [NUIS]. Per questioni relative alla privacy può contattarci all’indirizzo [e-mail per la privacy].

Due tipi di dati personali

Trattiamo i dati personali in due ruoli diversi e la presente informativa li illustra entrambi.

• Visitatori e clienti: quando visita questo sito web, ci contatta, prenota una demo o apre un account, siamo noi a decidere come vengono utilizzati i Suoi dati. Siamo il «titolare del trattamento».
• Ospiti degli hotel: quando un hotel utilizza Guestfix, vi conserva i dati dei propri ospiti (come nomi, recapiti e prenotazioni). È l’hotel a decidere come vengono utilizzati tali dati ed è il titolare del trattamento; noi li trattiamo esclusivamente su istruzione dell’hotel, in qualità di suo «responsabile del trattamento».

Se ha soggiornato in un hotel che utilizza Guestfix e ha una domanda sui Suoi dati, La preghiamo di contattare innanzitutto quell’hotel. Aiuteremo l’hotel a risponderLe.

Quali dati raccogliamo

Raccogliamo soltanto i dati necessari per gestire il sito web e il servizio.

• Dati che ci fornisce: il Suo nome, il nome dell’hotel, l’indirizzo e-mail, il numero di telefono e il messaggio quando compila un modulo di contatto, di richiesta demo o di registrazione.
• Dati dell’account: il nome, l’indirizzo e-mail e il ruolo di ciascuna persona che utilizza il Suo account Guestfix, nonché le impostazioni della Sua struttura.
• Dati di fatturazione: il piano sottoscritto e le Sue fatture. I pagamenti con carta sono gestiti dai nostri fornitori di servizi di pagamento; non conserviamo i numeri di carta completi.
• Dati tecnici: il Suo indirizzo IP, il tipo di browser e di dispositivo e i registri di utilizzo del servizio, necessari per mantenerlo sicuro e funzionante.
• Cookie: si veda la sezione «Cookie» più avanti.

Perché li utilizziamo

Utilizziamo i dati personali esclusivamente per le seguenti finalità, ciascuna fondata su una base giuridica:

• Fornire il servizio a cui si è registrato e offrirLe assistenza (esecuzione del contratto con Lei).
• Rispondere alla Sua richiesta o organizzare una demo o una migrazione gratuita (su Sua richiesta, prima della conclusione di un contratto).
• Fatturare e tenere le scritture contabili (adempimento dei nostri obblighi di legge).
• Mantenere sicuro il servizio e prevenirne l’uso improprio (nostro legittimo interesse).
• Comprendere come viene utilizzato il sito web e quali pagine portano a richieste, con Google Analytics, salvo che Lei rifiuti i cookie analitici (nostro legittimo interesse).

Non vendiamo dati personali e non utilizziamo i dati degli ospiti degli hotel per il nostro marketing.

Cookie

Questo sito web utilizza cookie necessari al suo funzionamento, ad esempio per memorizzare la Sua scelta in materia di cookie. I cookie analitici di Google Analytics vengono utilizzati salvo che Lei li rifiuti nel banner dei cookie; i cookie di personalizzazione vengono utilizzati solo se Lei li accetta. Può modificare la Sua scelta in qualsiasi momento tramite «Impostazioni cookie» in fondo a ogni pagina.

Con chi li condividiamo

Condividiamo i dati personali solo con fornitori di servizi che ci aiutano a gestire Guestfix, sulla base di contratti che li obbligano a proteggerli, e solo nella misura necessaria a ciascuno di essi:

• Hosting e archiviazione di file: [fornitore di hosting], presso cui sono conservati il servizio e i file caricati.
• Invio di e-mail: [fornitore del servizio e-mail], per l’invio di e-mail relative all’account, alle prenotazioni e alle notifiche.
• Pagamenti con carta: Stripe, RaiAccept e CaSys (cPay) tramite la banca dell’hotel, quando i pagamenti vengono incassati tramite Guestfix.
• Canali di prenotazione: il nostro partner per la connessione ai canali, Channex, e i portali di prenotazione che l’hotel sceglie di collegare (come Booking.com o Airbnb), per trasmettere disponibilità e prezzi e ricevere prenotazioni.
• Assistente AI: OpenRouter e i fornitori di modelli di AI a cui inoltra le richieste, esclusivamente per le domande e i dati che il personale dell’hotel invia all’assistente.
• Messaggistica: WhatsApp e Telegram, solo se un hotel li collega per ricevere notifiche o utilizzare lì l’assistente.
• Statistiche del sito: Google Analytics, per contare le visite, le pagine visualizzate e le richieste inviate, salvo che Lei rifiuti i cookie analitici.
• Protezione dallo spam: Cloudflare Turnstile, che verifica che un modulo di contatto, demo o integrazione sia inviato da una persona, utilizzando dati tecnici come il Suo indirizzo IP e il Suo browser.

Possiamo inoltre comunicare dati quando la legge lo richiede, ad esempio a un’autorità giudiziaria o a un’autorità pubblica.

Trasferimenti internazionali

Alcuni di questi fornitori conservano o trattano dati al di fuori dell’Albania e dello Spazio economico europeo. In tali casi ci avvaliamo di garanzie riconosciute, come le clausole contrattuali tipo della Commissione europea o una decisione di adeguatezza, affinché i Suoi dati mantengano lo stesso livello di protezione.

Per quanto tempo li conserviamo

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario:

• Dati dell’account: per tutto il tempo in cui il Suo account resta aperto, e successivamente per [numero] anni ai fini degli obblighi legali e fiscali.
• Richieste di informazioni e di demo che non portano all’apertura di un account: [numero] mesi.
• Dati degli ospiti degli hotel: secondo le istruzioni dell’hotel. Alla cessazione del contratto con un hotel, ne cancelliamo o restituiamo i dati entro [numero] giorni, salvo che la legge ci imponga di conservarli.

Come li proteggiamo

I dati vengono trasmessi tramite connessioni cifrate, l’accesso all’interno di Guestfix è limitato in base al ruolo di ciascun utente e solo il personale che ne ha bisogno per offrirLe assistenza può visualizzare i dati dei clienti. Nessun sistema è perfettamente sicuro, ma ci adoperiamo per prevenire perdite, usi impropri e accessi non autorizzati e, in caso di violazione grave, informeremo Lei e le autorità come previsto dalla legge.

I Suoi diritti

Ai sensi della legge albanese sulla protezione dei dati e, ove applicabile, del Regolamento generale dell’UE sulla protezione dei dati, può:

• chiederci di accedere ai dati personali che conserviamo su di Lei e di riceverne una copia
• chiederci di rettificarli se inesatti, o di cancellarli
• chiederci di limitarne l’utilizzo, oppure opporsi al modo in cui li utilizziamo
• chiederci di trasmetterli a Lei o a un altro fornitore in un formato di uso comune
• revocare in qualsiasi momento un consenso prestato

Per esercitare questi diritti, scriva a [e-mail per la privacy]. Le risponderemo entro un mese. Può inoltre proporre reclamo al Commissario per il diritto all’informazione e la protezione dei dati personali dell’Albania, o all’autorità di protezione dei dati del Paese dell’UE in cui risiede.

Minori

Guestfix è un servizio destinato alle imprese. Il sito web e il servizio non sono rivolti a minori di 16 anni e non raccogliamo consapevolmente i loro dati.

Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare la presente informativa quando cambiano il nostro servizio o la legge. Pubblicheremo la nuova versione su questa pagina con una nuova data e informeremo via e-mail i titolari degli account delle modifiche importanti.